Виртуальный отдел продаж: отдел продаж в «облаке»

Виртуальный отдел продаж — отдел продаж, который кто-то администрирует; отдел продаж, который кто-то обучает; отдел продаж, который кто-то снабжает; отдел продаж, который кто-то контролирует; отдел продаж у которого своя ИТ-инфраструктура. Разве не прекрасное решение — отдел продаж в «облаке»? Мало кто мог себе вообразить раньше, что отделы продаж будут выносить из организационной структуры компании и доверять самое главное компании-аутсорсеру, но в этом есть свои плюсы и я расскажу о некоторых из них в этой статье.

Что такое виртуальный отдел продаж?

Виртуальный отдел продаж —отдел продаж вся инфраструктура которого находится в «облаке», а сотрудники могут находиться по всему миру и не привязаны ни к какой физической локации. Построение виртуального отдела продаж стало возможно благодаря определённым техническим решениям и автоматизации процессов, которые раньше требовали присутствия людей на местах.

Возьмите процесс обучения, который большинство руководителей считает сложным проводить удалённо, формат его организации сильно зависит от целей, а значит и результатирующий набор программных инструментов будет отличаться. Не хотите проводить обучение в Skype? Хорошо, попробуйте Zoom.

Возьмите следующий процесс, например, процесс контроля сотрудников, который теперь можно полностью автоматизировать и переложить на систему управление эффективностью сотрудника. Виртуальные отделы продаж могут использовать свои собственные решения, например, как это делаем мы через выделенную платформу Deep Sales Platform, либо использовать готовые решения из доступного множества типичных CRM-систем, которые всё равно приходится адаптировать под задачи твоего бизнеса.

Какой бы бизнес-процесс в своём отделе продаж ты не выделил его тоже можно найти в виртуальном отделе продаж с одним небольшим отличием — он оптимизирован до максимума, потому что организация, которая предоставляет виртуальные отделы продаж, ежедневно работает над повышением своей эффективности на благо своих заказчиков.

Какая разница между удалённым и виртуальным отделами продаж?

Здесь я выскажу свою точку зрения, которая может вызвать у тебя некоторое недопонимание, потому что мы на рынке уже видели многое и прошли через многое. Разница между виртуальным отделом продаж и удалённым отделом продаж заключается в следующих нескольких пунктах:

• физическое расположение офиса;
  примечание: виртуальный отдел продаж абсолютно не имеет никаких физических площадей, где бы располагались сотрудники и остальной штат; удалённый отдел продаж всё же где-то физически находится (в большинстве случаев они находятся в регионах, где заработная плата персонала ниже и дополнительные расходы на содержание штата тоже ниже), а об этом нам чётко говорит слово «удалённый».
   
• используемое программное обеспечение;
  примечание: за виртуальность приходится платить использованием дополнительного программного обеспечения, но не на стороне удалённого сотрудника, а на стороне ИТ-системы, которая используется для управлениями штатом. Виртуальный отдел продаж, чаще всего, минимизирует затраты на снабжение сотрудника физическими объектами для ведения работы — гарнитурой, компьютером, интернетом, в общем всем тем, чем вынужден снабжать сотрудников удалённый отдел продаж, а значит и программным обеспечением для локальных мест и локального офиса, где располагается представительство.
   
• итоговая стоимость услуг;
  примечание: посудите сами, сколько расходов у удалённого отдела продаж — аренда офиса (несмотря на то, что офис может быть дешевым и в регионе), покупка мебели (столы, стулья, диванчики, микроволновки и тому подобное для сотрудников), ИТ-расходы (компьютеры, гарнитуры, интернет, аренда ПО) и так далее. Все эти расходы должны кем-то оплачиваться, верно? Абсолютно верно! Оплачиваются они заказчиками, которые переплачивают за это, чтобы компенсировать повышенные расходы организации на содержание штата и выполнение своих обязательств перед клиентами. Виртуальный же отдел продаж лишён таких недостатков, кроме ИТ-составляющей, которая является фундаментальной в части всех бизнес-процессов организации.

Как выстроена работа виртуального отдела продаж?

Напомню читателю, что структура виртуального отдела продаж представляет собой команду из 4-7 человек:

• Проектный менеджер (1 человек);
• Куратор команды (руководитель отдела продаж — 1 человек);
• Менеджер по продажам (3-5 человека);

В работе колл-центра я уже показал, какие этапы воронки продаж «закрывает» колл-центр, а какие делегирует вашим менеджерам. Что же касается виртуальных отделов продаж, то здесь всё обстоит немного иначе — работа происходит «в глубину» и к верхним этапам воронки добавляются все остальные — прописываются этапы вплоть до закрытия сделки и долгосрочных лидов. Плюс, об этом не стоит забывать, виртуальный отдел продаж обрабатывает как входящий поток обращений из различных рекламных каналов, так и выполняет активный поиск клиентов для достижения поставленных целей.

Если колл-центры «заточены» (понимайте как «адаптированы») под сделки с коротким циклом продаж, то удалённые отделы продаж ведут клиента по всей воронке продаж и рассчитаны на долгосрочную работу с формируемой базой контактов (лидов). Всегда стоит помнить, что виртуальный отдел продаж — это, как минимум, 2-3 и более месяца стабильной работы для получения стабильного результата по закрытиям, а не первые две недели (речь об исходящих продажах, с входящими всё проще и быстрее) — случайные сделки бывают, но это не показатель. По нашему опыту отложенные закрытия могут иметь большую ценность, так как (ну, бывает!) длительность принятия решения находится в зависимости от затрачиваемой суммы.

Типовая последовательность действий при работе с виртуальным отделом продаж (рассмотрим полный цикл ведения проекта со стороны отдела продаж):

• Получаем заявку от потенциального клиента — рекомендация, звонок, обращение с сайта, сообщение в социальных сетях;
   
• С заказчиком связывается куратор одной из команд продаж и проводит первичный брифинг — уточняет текущую ситуацию по продажам в бизнесе заказчика, какие цели заказчик ставит перед удалённым отделом продаж, как обстоят дела с маркетингом и некоторые другие вопросы, которые позволяют быстро понять ситуацию и сформировать последовательность действий для работы над проектом;
  
  примечание автора: у нас в компании нет собственного отдела продаж, который бы продавал и передавал проекты руководителям. Руководители — это люди, которые и проконсультировали и выполнили работу над проектом, поэтому качество реализации проектов с 2017 года у нас выросло до невероятных показателей — повторные обращения и рекомендации составляют 70% наших заявок.
   
• Заказчик высылает дополнительные материалы, а руководитель их изучает — прайсы, презентации, сайт, коммерческие предложения, имеющийся сценарий диалога, записи телефонных звонков;
   
• В зависимости от ситуации и целей — формирует предложение и описывает пошаговые действия, которые предлагает предпринять с аргументацией принимаемых решений;
   
• После согласования стратегии работы обсуждаются конкретные цифры и стоимость;
   
• Составляется и подписывается договор — указываются все договоренности, все характеристики лидов, контрольные вопросы, описываются этапы воронки продаж, формат передачи заказов и документов и т.д.
   
• Формируется база контактов по регионам, направлениям, конкретным организациям и их характеристиках — выполняется как автоматизированный сбор контактов доступных в интернете, так и ручной сбор с привлечением специалистов по разработке парсеров;
   
• Разрабатываются сценарии телефонных звонков (скрипты) для менеджеров по продажам на каждый из этапов воронки продаж — определяется единственная цель для данной роли и верхних этапов воронки продаж;
   
• Разрабатывается общая логика и скелет сценариев для продвижения лидов по воронке продаж на каждом из этапов (для 2-ой линии продаж);
   
• Разработанные материалы согласуются с заказчиком, вносятся необходимые изменения и происходит подготовка системы к ведению проекта (настраивается финансовая модель, загружаются базы контактов, настраиваются этапы воронки продаж, интегрируются почтовые ящики для отправки коммерческих предложений и выполняются другие подготовительные работы)
   
• Выполняются тестовые исходящие звонки и обработка входящих обращений — записи прослушиваются, корректируются скрипты, дорабатываются коммерческие письма и маркетинговые материалы;
   
• Проект переходит в «штатный» режим работы — команда полностью занимается проектом обрабатывая как входящие, так и исходящие обращения — производит постановку задач на повторные звонки, на встречи, на презентации, на отправку договоров и т.п. Механика продаж в удалённых отделах продаж значительно лучше автоматизирована и систематизирована, об этом стоит всегда помнить и учитывать при формировании собственного отдела продаж.
   
• Работа над проектом становится регулярной и итерационной — любые изменения обсуждаются, внедряются и результаты измеряются. Учтите, что удалённый отдел продаж не позволит вам отключиться от дел — вы по-прежнему будете заниматься и отвечать за маркетинг, если конечно вы не передали заботу о маркетинге профессионалам вроде нас :)
   
• Регулярные поступления денег на счет, сканов договоров на почту и контактов клиента для решения технических вопросов — вот, что представляет собой результат работы комплексного удалённого отдела продаж.

Планируешь сформировать свой виртуальный отдел продаж или хочешь его арендовать? Напиши или позвони нам — только так мы сможем помочь тебе не допустить тех ошибок, которые вставали у нас на пути, пока мы становились лидерами рынка по аутсорсингу продаж.
 

Связанные запросы: виртуальный отдел продаж, отдел продаж в «облаке», удалённый отдел продаж, боевой отдел продаж, аутсорсинг продаж полного цикла, контроль деятельности удалённого отдела продаж, отдел активных продаж «под ключ», отдел экспортных продаж, построение отдела продаж, координация отдела продаж, отдел агентских продаж, отдел оптовых продаж с нуля, геймификация отдела продаж, упаковка отдела продаж, отдел продаж в аренду.